企業的運作過程中，上下階層組織或是平行部門之間，常常因為日常作業需要，會有意見蒐集或是項目調查的需求，比較正式的如會議紀錄內容的確認、各部門之間的意見統合，比較生活化的如員工訂便當、下午茶或是團購等。許多公司常透過E-mail或是通訊軟體如Line將內容陳述後並請求相關單位或當事人回覆，也有公司建置內部聯絡單的制度來協助運作。而這些作業模式常見的問題，一方面不容易確認資訊是否傳達，一方面不容易將人員回饋的資訊進行整理與統計，且需要專人做後續的追蹤與資料彙整。因此企業內部的資訊傳閱與蒐集應該如何進行E化呢？以下為幾個重點供大家參考。
一、 資訊傳閱的分類管理
因應企業內部實際運作的需求，做好資訊傳閱的分類管理，分類可以是會議紀錄、資訊佈達、內部學習或是下午茶等。搭配嚴謹的權限管控機制，允許人員在權限範圍內新增資訊傳閱、讀取傳閱與回饋傳閱。
二、 資訊傳閱名單的鎖定與追蹤
可以針對部門或個人作為資訊傳閱的對象，在發送重要資訊傳閱前，能由權責人員先審核，以免造成錯誤的資訊發佈。另外，可限定人員回饋的時間期限，並搭配未回應人員的提醒通知，確保傳閱作業的完成。
三、 資訊傳閱調查選單的定義與統計
除了文字的資訊傳閱內容外，提供如單選、複選或是訂購選項的定義，可方便人員回饋上更直接，也方便承辦人做資料的統計。
百加資通 EIP Plus 提供的傳閱解決方案
• 可當作企業內部意見調查、訂購物品、資料蒐集等使用。
• 提供樹狀圖進行分類與權限管理。
• 針對特定對象進行傳閱的發送。
• 提供傳閱時間設定，當傳閱時間開始，便會主動發出傳閱通知；結束時間一到，便無法進行意見回報。
• 可以設定傳閱發佈必須經過核准才可以發佈。
• 承辦人員可以透過傳閱快速統計數量。
• 承辦人員可以透過傳閱結果，得知每個人員閱讀時間與回應的內容。可搭配GO+ App在行動載具運作，通知更即時、人員資訊回饋更便利。
