企業營運一定會需要簽訂各類型的合約，如跟客戶的服務合約、經銷商的經銷合約、或是與供應商簽訂的保固合約等等。企業規模越大或是服務的客戶群愈多合約就越多，就會延伸出合約如何管理？因為合約的簽訂不單是保障甲乙雙方的權益，另一方面，好的合約管理同時可以幫企業降低合約到期但是沒有與客戶續約的營收損失。所以合約管理作業應該如何進行E化呢？以下為幾個重點供大家參考。
一、合約的分類管理
分類管理最重要的是權限的管理，依據不同的人員，應該能夠依其權限檢視不同的合約，尤其是不能隨意刪除合約資訊。
二、合約到期日的提醒通知
絕大部分的合約都會有合約起始日期與合約的到期日期，合約到期前可以自動通知該份合約的相關人員。
三、合約的搜尋或盤點
除了依人員權限可以快速找到合約外，應可以定義一些管理上的盤點或是檢視機制，如未來60天到期的客戶合約或是盤點合約內的經銷商或是客戶等。
百加資通提供的合約管理解決方案
• 提供樹狀圖進行合約分類與權限管理。
• 完整紀錄每份與廠商或客戶簽訂合約資訊。
• 提供多種欄位格式設定，企業可依據需求自訂合約管理欄位。
• 可將合約的原始檔案或是掃描檔案附加。
• 合約到期日或保固到期日前執行提醒通知相關人員。
• 自訂條件的合約檢視功能，方便管理與盤點作業。
導入合約管理，更可以將合約的新增、異動或是其他合約相關的表單，搭配電子簽核進行串接及審核作業，做更嚴謹的管理。
