公司營運有開不完的會，開會的效率與後續決議事項的執行，決定了該公司競爭力。會議不是只把人聚在一起討論事情而已，一個好的會議是設計出來的，從會議前的準備工作就可以決定一半會議的成敗。會議的過程大致可分為以下階段：
一、 開會前：將會議舉行的時間、地點、議程以及相關參考資料傳達給會議參與人員。
二、 會議中：會議參與人的簽到與簽退、追蹤前次待辦事項以及做好會議紀錄。
三、 會議後：將會議紀錄傳閱給利害關係人做確認，分派會議討事項給權責人員執行或追蹤。
所以會議管理作業應該如何進行E化，來執行以上的會議過程呢？以下為幾個重點供大家參考。
一、 會議的分類管理
定義會議類別並由權責人員管理，會議的類別如高階策略會議、ISO管審會議、教育訓練、廠商評選會議或是組織例會等等，最重要的是能夠做好權限管控，不能隨意刪除會議資訊，因為每次的會議都是公司重要的知識財，應該納入組織的知識管理。
二、 會議資訊的協同
除了會議前的時間、地點、議程以及相關參考資料的同步外，被邀約會議的參與人可否參加會議的回應，以及會議前的再次提醒，都是E化後可以大幅協助會議承辦人的必要準備工作。
三、 會議資料的管理
會議議程、輔助參考資料、簽到表、簽退表、會議紀錄以及會議照片，都需要妥善的被留存。其中會議紀錄應該能被傳送給利害關係人瀏覽內容的正確性並收集意見回饋。
四、 會議待辦事項追蹤
會議的舉行就是要解決事情，會議後的待辦事項執行與追蹤，是最重要的事。下一次的會議召開前，可以將上次會議待辦事項的處理進度或是未完成的會議待辦事項，變成下一次會議的議程之一來進行討論，讓事情的處理逐步完善。
百加資通 EIP Plus 提供的會議管理解決方案
• 提供樹狀圖進行會議分類與權限管理。
• 提供線上簽到簽退表與批次匯入或匯出會議紀錄。
• 完整紀錄會議資料與修改紀錄
• 可將與會議相關的檔案或是掃描檔案附加
• 可將會議時間地點記錄在行事曆上，並可於會議前發訊息或郵件提醒所有與會人員。
• 可搭配待辦事項掌握每次會議後的追蹤事項、檢討內容。導入會議管理，可以與傳閱延伸應用，像是會議開始前的問卷調查，或是會議結束後的會議紀錄傳閱，進而讓與會人員對於會議過程更有參與感。
